ORTEC Employee Self Service 7

Analysoinut Appwesome

Kun työpäivän aikataulu, vuorot ja muut työn järjestämiseen liittyvät asiat ovat hajallaan viesteissä, sähköposteissa ja omissa muistiinpanoissa, kokonaisuus alkaa helposti tuntua tarpeettoman raskaalta. ORTEC Employee Self Service 7 on yrityskäyttöön tarkoitettu sovellus, jonka idea on tuoda omaan työarkeen liittyvä aikataulu yhteen paikkaan. Minusta sen arvo näkyy parhaiten silloin, kun haluan tarkistaa nopeasti, mitä seuraavaksi tapahtuu, ilman että joudun etsimään tietoa useasta eri kanavasta.

Sovelluksen kehittäjä on ORTEC B.V., ja se kuuluu yritysten työntekijöille suunnattuihin työkaluihin. Se on maksuton ja PEGI 3 -ikärajalla merkitty, joten sitä ei ole rakennettu viihdekäyttöön vaan selkeään arjen organisointiin. Keskimääräinen arvosana on 4,3, ja sillä on noin 1,7 tuhatta arviota, 388 kirjallista arvostelua ja yli sata tuhatta asennusta. Nämä luvut kertovat, että kyse ei ole aivan marginaalisesta työkalusta, vaikka sen hyöty riippuukin paljon siitä, käyttääkö oma työnantaja ORTEC-järjestelmää osana työvuorojen tai aikataulujen hallintaa.

Työaikataulu yhdestä paikasta

Minulle keskitetyn aikataulun hyöty ei ole vain siinä, että työvuoro löytyy nopeasti, vaan myös siinä, että tiedän mistä tarkistaa sen ennen kuin sovin muista menoista. Tässä osiossa keskityn siihen, miten yksi selkeä tarkistuspaikka voi vähentää käsin ylläpidettyjen merkintöjen sekaannusta. Seuraavaksi tarkastelen, millaiseksi rutiiniksi tämä voi muodostua tavallisessa työpäivässä.

Ennen sovellusta suurin ongelma on usein tiedon hajanaisuus

Monen työntekijän päivä alkaa pienellä tarkistuskierroksella: vilkaistaan kalenteria, etsitään viimeisin viesti esihenkilöltä ja tarkistetaan vielä erillisestä järjestelmästä, milloin seuraava vuoro alkaa. Jos aikataulu muuttuu, tieto saattaa tulla eri kanavaa pitkin kuin alkuperäinen työvuoro. Tällaisessa tilanteessa tavallinen puhelimen kalenteri ei aina ratkaise ongelmaa, koska se näyttää lähinnä sinne itse syötetyt merkinnät.

Tässä ORTEC Employee Self Service 7:n ajatus on järkevä. Se kokoaa työntekijän aikatauluun liittyvän näkymän sovellukseen sen sijaan, että käyttäjän pitäisi rakentaa omaa järjestelmää käsin. Minulle tämä on tärkeä ero verrattuna tavalliseen muistiinpanosovellukseen: tarkoitus ei ole vain kirjoittaa ylös, mitä pitäisi muistaa, vaan tarkistaa työarkeen liittyvä tieto siitä paikasta, johon organisaatio sitä ylläpitää.

Hyvä esimerkki on vuorotyötä tekevä henkilö, jonka viikko vaihtelee jatkuvasti. Hän voi aamulla tarkistaa sovelluksesta päivän työajan, palata myöhemmin katsomaan tulevaa viikkoa ja käyttää samaa näkymää, kun suunnittelee vapaa-aikaa. Tällöin sovellus ei ole yksi uusi muistutuskanava muiden joukossa, vaan osa rutiinia, joka vähentää turhaa edestakaista tarkistamista.

Samalla on hyvä ymmärtää raja. Jos työpaikalla ei ole ORTEC Employee Self Service 7:n taustalla olevaa käyttöönottoa tai työntekijän tietoja ei ole liitetty järjestelmään, sovellus ei muutu itsenäiseksi kalenteriksi. Se ei ole paras valinta henkilölle, joka etsii yleistä päiväkirjaa, omaa tehtävälistaa tai henkilökohtaista kalenteria ilman työnantajan järjestelmää.

Tiedon tarkistaminen on hyödyllisempää kuin kaiken kirjoittaminen uudelleen

Kun aikataulu tulee työpaikan järjestelmästä, käyttäjän ei tarvitse käyttää aikaa jokaisen työvuoron kopioimiseen omaan kalenteriin. Se kuulostaa pieneltä säästöltä, mutta toistuvassa työssä käsin syöttäminen on myös virhelähde. Yksi väärä kellonaika tai unohtunut muutos voi vaikuttaa kulkemiseen, lastenhoitoon tai muihin päivän järjestelyihin.

Minusta sovelluksen vahvuus on juuri tässä: se tukee yhtä keskitettyä työskentelytapaa. Aamulla tarkistan työpäivän, ennen viikonloppua katson seuraavat työvuorot ja muutoksen jälkeen palaan samaan näkymään. Kun toimintatapa pysyy samana, muistamisen kuorma pienenee. Tämä on kestävämpi ratkaisu kuin se, että yritän ylläpitää rinnakkain useita lähes samanlaisia kalentereita.

Kannattaa silti erottaa työaikataulu ja henkilökohtainen ajanhallinta toisistaan. ORTEC Employee Self Service 7 voi auttaa näkemään työn aikataulun, mutta omaan elämään liittyvät tapaamiset, tehtävät ja muistutukset saattavat edelleen sopia paremmin puhelimen kalenteriin tai tehtäväsovellukseen. En siirtäisi kaikkea samaan paikkaan vain keskittämisen vuoksi. Parempi järjestelmä syntyy, kun jokaisella tiedolla on selkeä koti.

Järjestäminen alkaa pienestä, toistuvasta tarkistuksesta

Jos ottaisin sovelluksen osaksi omaa työarkea, aloittaisin hyvin yksinkertaisesti. Tarkistaisin työpäivän alussa nykyisen aikataulun ja katsoisin kerran viikossa tulevat merkinnät. En yrittäisi tehdä sovelluksesta koko elämäni hallintakeskusta, vaan käyttäisin sitä siihen tehtävään, jossa se on vahvimmillaan: työn aikataulun seuraamiseen.

Tällainen rajaus on käytännössä hyödyllinen. Kun sovelluksesta ei odota henkilökohtaista projektinhallintaa, sen käyttö pysyy nopeana. Samalla huomaan helpommin poikkeamat, kuten muuttuneen vuoron tai uuden merkinnän, koska näkymä ei huku omiin ylimääräisiin muistiinpanoihin.

Toinen hyvä tapa on yhdistää tarkistus hetkeen, joka tapahtuu muutenkin. Esimerkiksi työpäivän päättyessä voin vilkaista seuraavan päivän aikataulun samalla, kun valmistaudun lähtemään. Viikoittain voin tarkistaa tulevat työpäivät ja merkitä vain tärkeät henkilökohtaiset asiat omaan kalenteriini. Tämä vähentää jatkuvaa sovelluksen avaamista ja tekee käytöstä tarkoituksellista.

Arjen esimerkki: muuttuva työvuoro ja muu elämä

Kuvitellaan tilanne, jossa työpäivä alkaa normaalisti aamulla, mutta seuraavan päivän työaika onkin erilainen. Jos tieto on vain vanhassa viestissä, sen löytäminen voi vaatia selaamista. ORTEC Employee Self Service 7:n kaltaisessa työntekijäpalvelussa tarkistus tapahtuu samasta paikasta kuin muutkin aikataulut. Kun huomaan muutoksen, voin sovittaa kulkemisen ja henkilökohtaiset menot sen ympärille.

Tässä on myös tärkeä käytännön oivallus: sovellusta ei tarvitse käyttää jatkuvasti, jotta siitä olisi hyötyä. Sen arvo voi syntyä muutamasta lyhyestä tarkistuksesta oikeaan aikaan. Jos työntekijä avaa sovelluksen vain ennen lähtöä ja viikon suunnittelun yhteydessä, se voi silti vähentää epävarmuutta enemmän kuin jatkuvasti päivitettävä käsin ylläpidetty lista.

Toinen hyödyllinen tapa on käyttää sovellusta keskustelun lähtökohtana, jos aikataulussa näkyy jotain yllättävää. En kuitenkaan pitäisi sovelluksen näkymää automaattisesti ainoana totuutena kaikissa poikkeustilanteissa. Jos esihenkilö ilmoittaa erillisellä tavalla kiireellisestä muutoksesta, tarkistaisin asian työpaikan sovittujen käytäntöjen mukaisesti. Sovellus auttaa arjen hallinnassa, mutta se ei korvaa organisaation viestintää.

Työvuorojen tarkistus ja muut vaihtoehdot

Yleiseen kalenteriin verrattuna tämän ratkaisun kiinnostava puoli on se, ettei käyttäjän tarvitse itse ylläpitää jokaista työvuoroa samalla tavalla kuin henkilökohtaista menoa. Kalenteri on silti parempi paikka omille tapaamisille, koska sinne voi koota työn ulkopuoliset sitoumukset ja muistutukset. Käytännössä valitsisin mieluummin kaksi selkeästi rajattua näkymää kuin kopioisin työvuorot moneen paikkaan ja joutuisin myöhemmin selvittämään, kumpi merkintä on ajantasainen.

Jos haluat yhdistää kaiken yhteen viikkonäkymään, tarkista ensin, millainen tapa työpaikallasi on sovittu aikataulumuutosten seuraamiseen. Sen jälkeen voit lisätä henkilökohtaiseen kalenteriin vain ne työvuorot, joita tarvitset oman menon suunnittelussa, ja palata sovellukseen, kun haluat tarkistaa työnantajan ylläpitämän tiedon. Tämä työnjako vähentää päällekkäisyyksiä, mutta vaatii sen, että muistat, kumpi paikka on ensisijainen työvuorojen tarkistamiseen.

Toinen käytännön trade-off liittyy luottamukseen. Keskitetty näkymä vähentää käsin kopiointia, mutta samalla käyttäjä nojaa siihen, että työpaikan tiedot ovat ajan tasalla ja että hän osaa lukea niitä oikein. Siksi en tekisi päätöksiä pelkän oletuksen varassa, jos merkintä näyttää ristiriitaiselta tai muutos vaikuttaa tärkeältä. Tarkistaisin asian organisaation omalla sovitulla tavalla sen sijaan, että yrittäisin ratkaista epäselvyyden omalla kalenterimerkinnällä.

Missä käyttö voi tuntua hankalalta

Selkein mahdollinen kitkakohta on käyttöönotto. Koska kyse on työntekijän itsepalveluun liittyvästä sovelluksesta, käyttökokemus riippuu väistämättä siitä, miten työnantaja on järjestänyt palvelun ja miten työntekijän tiedot näkyvät siinä. Jos kirjautuminen, käyttäjätilin liittäminen tai työpaikan ohjeistus on epäselvä, käyttäjä voi syyttää sovellusta ongelmasta, vaikka varsinainen haaste olisi organisaation käyttöönotossa.

Siksi en suosittelisi asentamaan sitä sokkona vain siksi, että tarvitsee paremman kalenterin. Ensin kannattaa selvittää, käyttääkö oma työpaikka ORTEC-ratkaisua ja onko työntekijöille annettu ohje sovelluksen aloittamiseen. Tämä on yksi niistä tilanteista, joissa työnantajan sisäinen tuki vaikuttaa kokemukseen lähes yhtä paljon kuin itse käyttöliittymä.

Toinen rajoitus liittyy käyttötarkoitukseen. Jos työsi on täysin itsenäistä ja aikataulutat kaiken itse, sovelluksesta ei välttämättä ole paljon hyötyä. Tavallinen kalenteri voi olla silloin joustavampi, koska voit lisätä siihen tapaamiset, muistutukset, henkilökohtaiset tavoitteet ja muut tehtävät ilman työpaikan järjestelmään liittyvää rakennetta.

Myös käyttäjä, joka haluaa yhdistää työn, opiskelun, harrastukset ja kodin yhteen tehtävälistaan, saattaa saada enemmän irti yleisestä tuottavuussovelluksesta. ORTEC Employee Self Service 7:n vahvuus ei ole siinä, että se yrittäisi tehdä kaiken, vaan siinä, että se keskittyy työntekijän aikataulun ympärille.

Android-versio ja valmistautuminen käyttöönottoon

Android-käyttäjälle sovellus on saatavilla vähintään version 8.0 laitteille. Tämä tekee siitä käyttökelpoisen myös sellaisissa puhelimissa, joita ei ole vaihdettu aivan uusimpaan malliin. Oma suositukseni olisi kuitenkin pitää puhelimen käyttöjärjestelmä ajan tasalla aina, kun se on mahdollista, koska työaikataulujen tarkistamiseen käytettävän sovelluksen pitäisi toimia luotettavasti osana päivittäistä rutiinia.

Nykyinen versio on 1.5.0. En pitäisi versionumeroa yksin laadun mittarina, mutta se kertoo, että sovellusta kannattaa arvioida ennen kaikkea omassa työympäristössä. Sama sovellus voi tuntua yhdelle käyttäjälle sujuvalta, jos aikataulut ovat selkeästi järjestettyjä, ja toiselle keskeneräiseltä, jos työpaikan prosessit ovat epäselviä.

Ennen asennusta tarkistaisin myös, että puhelimessa on riittävästi tilaa ja että käytän työpaikan oikeaa tiliä tai kirjautumistapaa. Tämä kuulostaa arkiselta, mutta juuri tällaiset pienet virheet aiheuttavat helposti vaikutelman, ettei palvelu toimi. Jos aikataulu ei näy odotetusti, etenisin järjestelmällisesti: tarkistaisin ensin käyttäjätilin, sitten työpaikan ohjeet ja vasta sen jälkeen pyytäisin apua.

Kenelle tämä sopii parhaiten?

Suosittelisin sovellusta ensisijaisesti työntekijälle, jonka työaikataulu tulee organisaation ylläpitämästä ORTEC-ympäristöstä ja joka haluaa tarkistaa sen puhelimella. Erityisen hyödyllinen se voi olla vuorotyössä, liikkuvassa työssä tai tilanteessa, jossa työajat vaihtelevat viikosta toiseen. Tällöin keskitetty näkymä voi vähentää käsin tehtävää ylläpitoa ja helpottaa oman viikon suunnittelua.

Se sopii myös henkilölle, joka ei pidä monimutkaisista tuottavuusjärjestelmistä. Jos haluan vain nähdä työhön liittyvän aikataulun enkä rakentaa värikoodattua tehtäväkokonaisuutta, erillinen työntekijäsovellus voi olla selkeämpi kuin laaja projektityökalu. Maksuttomuus tekee kokeilusta matalan kynnyksen, kunhan työpaikka tukee palvelua.

Sen sijaan jättäisin tämän väliin, jos tarvitsen henkilökohtaisen kalenterin, kattavan tehtävälistan tai oman työajan suunnitteluun tarkoitetun työkalun. Myös henkilö, jonka työnantaja ei käytä ORTEC-ratkaisua, ei todennäköisesti saa sovelluksesta samaa hyötyä kuin siihen kuuluva työntekijä.

Kenelle keskitetty työaikataulu todella helpottaa arkea?

Eniten hyötyy työntekijä, jonka vuorot eivät pysy viikosta toiseen samanlaisina ja jonka vapaa-ajan järjestelyt riippuvat siitä, mitä työvuoroista on sovittu. Esimerkiksi lastenhoidon, kyytien tai opintojen aikatauluttaminen helpottuu, kun työpäivät voi tarkistaa samasta näkymästä ennen kuin sitoutuu muuhun menoon. Sovellus ei hoida näitä järjestelyjä käyttäjän puolesta, mutta se voi vähentää yhden tiedon etsimiseen kuluvaa vaivaa.

Toisaalta tasaisesti samoina toistuvat työajat eivät välttämättä vaadi erillistä sovellusta päivittäiseen käyttöön. Jos työvuoro ei juuri muutu ja työnantaja lähettää tiedot muutenkin selkeästi, tavallinen kalenteri saattaa riittää. En asentaisi uutta työkalua vain periaatteesta, vaan kysyisin itseltäni, aiheuttaako aikataulun etsiminen tai käsin päivittäminen oikeasti toistuvaa hankaluutta.

Jos sovellus ei näytä oikeita tietoja, ensimmäinen askel ei ole tehdä rinnalle uutta, epävirallista työvuorolistaa. Tarkistaisin ensin kirjautumisen ja työnantajan ohjeistuksen; jos ne ovat kunnossa mutta aikataulu vaikuttaa väärältä, ottaisin asian esiin työpaikan tukikanavan kautta. Näin mahdollinen virhe päätyy oikean tiedon ylläpitäjän ratkaistavaksi eikä jää käyttäjän omien kopioiden varaan.

Oma arvio työkaluna kestävään tuottavuuteen

Minulle ORTEC Employee Self Service 7:n kiinnostavin puoli ei ole yksittäinen näyttävä ominaisuus, vaan tapa, jolla se voi vähentää turhaa muistamista. Kun työaikataulu tarkistetaan yhdestä paikasta ja sen ympärille rakennetaan pieni, toistuva rutiini, arjen järjestäminen muuttuu ennakoitavammaksi. Tämä on kestävämpi tuottavuustapa kuin jatkuva ilmoitusten ja omien muistiinpanojen lisääminen.

Samalla sovellus vaatii realistiset odotukset. Se ei korvaa tavallista kalenteria kaikissa tilanteissa, eikä se ratkaise työpaikan epäselvää viestintää. Sen hyöty syntyy vasta, kun taustalla oleva työntekijäpalvelu on käytössä ja aikataulut ovat siellä oikein. Jos nämä ehdot täyttyvät, pidän sitä järkevänä työkaluna työn aikataulun seuraamiseen.

Arvosana 4,3 antaa sovellukselle hyvän lähtökohdan, mutta oma päätökseni perustuisi ennen kaikkea työnantajan käyttötapaan. Paras syy ottaa se käyttöön on tarve saada työpäivän aikataulu nopeasti yhteen, luotettavaan paikkaan. Jos taas etsit yleistä kalenteria tai kokonaisvaltaista tehtävienhallintaa, valitsisin toisenlaisen sovelluksen.

Kaiken kaikkiaan suosittelen sitä työntekijälle, jonka työpaikka käyttää ORTEC-järjestelmää ja joka haluaa rakentaa arkeensa yksinkertaisen tarkistusrytmin. Asentaisin sen, tarkistaisin ensin kirjautumisen ja työaikojen näkymisen, ja pitäisin henkilökohtaiset menot edelleen omassa kalenterissani. Näin sovellus tekee juuri sen, missä se on parhaimmillaan, ilman että siitä yritetään tehdä koko elämänhallinnan työkalua.